WEIL SIE ES GANZ GENAU WISSEN WOLLEN:
Dokumentenverwaltung im Detail
Kategorisierung
Alle Administratoren mit Zugang in die Verwaltung bzw. in das Dokumentenmodul können hier Ihre Verträge, Protokolle und Leitfäden ablegen, schön in einer übersichtlichen Ordnerstruktur. Beim Dokument können der Autor sowie ein Beschrieb hinterlegt werden.
Dokumente, die alle interessieren, können Sie im Intranet für alle zugänglich machen.
Selbstverständlich können Sie auch dem gesamten Verein Dokumente im Intranet zugänglich machen, wie z.B. die Traktandenliste zur nächsten Versammlung.
Dokumente können direkt bei einzelnen oder mehreren Teams oder Regionen hinterlegt werden. Die Dokumente im Intranet stehen je nach Einstellung nur den Kontakten mit bestimmten Funktionen wie Trainern oder Regionenleitern zur Verfügung.
Jeder Verein oder Verband besitzt mit dem Vorstand mindestens eine Arbeitsgruppe. Dieser kann in eigene Kategorien wichtige Dokumente ablegen, welche bei Bedarf auch im internen Bereich einsehbar sind.
Dokumente können auch bei einzelnen oder mehreren Kontakten bzw. kompletten Mitgliedschaften, Rollen oder Filtern hinterlegt werden.
Sichtbarkeit
Bei allen Dokumenten kann jederzeit definiert werden, ob diese die zugewiesene Zielgruppe im internen Bereich einsehen kann oder nicht.
Aus der Dokumentenverwaltung können jegliche Dokumente auf der Webseite angezeigt werden, sei es im internen oder öffentlichen Bereich.
Verknüpfung mit anderen Modulen
Sie können Dokumente wie Verträge, Protokolle oder Richtlinien bei Kontakten oder spezifischen Gruppierungen ablegen.
Die Dokumente können bei Bedarf zielgruppengenau im Intranet veröffentlich werden.
Auf der Webseite können Sie alle Dokumente aus der Dokumentenverwaltung anzeigen.
Technisches
Damit Sie jederzeit Einsicht über die Entwicklung der Inhalte Bescheid wissen, werden alle Dokumente in verschiedenen Versionen abgelegt.
Die Dokumente können ganz einfach mittels der bekannten Drag & Drop Funktion von Ihrem Desktop in die Dokumentenstruktur abgelegt werden.
Egal ob JPG, docx, xlsx, pptx, PDF, PNG oder sonstige Graphikdateien, Sie können praktisch alle Dateiypen in Fairgate ablegen, ausser .exe Files, die lassen wir aus Sicherheitsgründen nicht zu. In jedem Fall prüfen wir während dem Upload alle Dokumente auf Viren.
