Fakturierung

In den Einstellungen können Sie mehrere Rechnungslayouts erstellen, mit oder ohne PP-Frankierung, Adresse links oder rechts, mit oder ohne Briefkopf, kleinere oder grössere Schriftart etc etc.

Sie können alle Rechnungsartikel mit Artikelname und -beschrieb, Anzahl, Preis, ev. Rabatt, Ertragskonto und gegebenenfalls mit dem Mehrwertsteuersatz definieren und fix einer Gruppierung wie Mitgliedschaft oder Team/Region zuweisen. So sind Ihre jährlichen Mitgliederrechnungen mit nur 4 Klicks erstellt.

Für zwischendurch Rechnungen können jederzeit flexible Artikel in Rechnung gestellt werden. Das heisst, diese sind nicht fix einer Gruppierung zugewiesen und können einzelnen oder mehreren Kontakten in Rechnung gestellt werden.

Verbinden Sie mehrere Kontakte zu einem Haushalt und führen Sie deren Artikel und Rechnungen auf eine Rechnung zusammen. Dies erleichtert Ihnen die Debitorenverwaltung und spart Porto.

Sobald eine Rechnung überfällig wird, können Mahnungen erstellt werden. Es stehen fünf vorbereitete Mahnstufen zur Verfügung, je nach Wunsch mit oder ohne Mahngebühren.

Wenn Sie regelmässige Rechnungen an die gleiche Zielgruppe stellen müssen, zum Beispiel an Abonnenten, können Sie die geplanten Rechnungen verwenden. Legen Sie im Voraus fest, wann welche Rechnung erstellt werden soll, alle paar Monate oder unregelmässig und an welche Personen oder Gruppierungen.

Aus Ihren definierten Sponsorenleistungen werden jedes Jahr automatisch Rechnungsentwürfe generiert, welche Sie nur noch kurz überfliegen und mit kleinstem Aufwand aktivieren können.

Zu den erweiterten Fakturaeinstellungen gehören das Erfassen der Finanzinstitute inkl. BESR Nummer, die Mehrwertsteuernummer, die wichtige Seitenrandkorrektur für Ihre Drucker sowie die Standardwerte für die Sponsorenrechnungen.

Rechnungsstatus

Alle erstellten Rechnungen werden zuerst im Entwurfsordner angezeigt, unabhängig davon, ob sie aus dem Standardartikel oder individuell erstellt wurden, ob als Einzel- oder Sammelrechnung, Sponsorenrechnung oder geplante Rechnung. Hier können alle Rechnungsdetails überprüft und bearbeitet werden, da noch kein Buchungssatz erstellt wurde.

Sobald eine Rechnung bei den Entwürfen aktiviert wird, erscheint diese bei den offenen Rechnungen und kann anschliessend per Post oder E-Mail verschickt werden.

Sobald eine Rechnung die angegebene Zahlungsfrist überschreitet, wird diese automatisch in das Verzeichnis der überfälligen Rechnungen verschoben. Nun kann gemahnt werden, mit oder ohne Mahngebühr, selbstverständlich auch per Post oder E-Mail.

Teilbezahlte Rechnungen bleiben offen bis der gesamte Betrag überwiesen ist. Damit Sie die Übersicht behalten, werden diese in einen separaten Ordner verschoben.

Rechnungen, deren voller Betrag beglichen worden ist, sei es per ESR importierte Zahlungseingänge, manuell erfasste Zahlungseingänge oder Gutschriften, werden sofort in das Verzeichnis «Bezahlt» gelegt.

Jede Rechnung, oder auch nur einzelne Artikel davon, kann abgeschrieben (mit Verbuchung über ein Aufwand-Konto) oder storniert (umgekehrte Buchung) werden.

Auf der Rechnung kann der Verein die drei Positionen Anzahl, Artikelbetrag und Artikelbeschrieb mittels regulären Datenfeld ansteuern, ideal für Sponsorenlaufrechnungen. Zuerst einen Kontaktimport inklusive diesen Datenfeldern tätigen, dann den Rechnungsartikel inkl. Datenfeldbezug erstellen und der Gruppierung «Sponsorenlauf» in Rechnung stellen, fertig. Gleiches Szenario ist für die jährliche Konsumationsabrechnung möglich.

Buchhaltung

In Fairgate können Sie eine komplette Finanzbuchhaltung führen, dazu gehört auch eine Bilanz und Erfolgsrechnung. Fügen Sie eine Eröffnungsbilanz hinzu, komplettieren Sie Ihren Kontenplan und legen Sie los.

Fairgate bietet eine umfangreiche Offene-Posten-Auswertung an. Es können Auswertungen über die Kontakte, Haushalte, Rechnungen und die Ertragskonten generiert werden, dies sogar zu einem beliebigen zurückliegenden Stichtag. Sie können auch Exporte pro Team generieren und direkt zur Info dem Trainer senden.

Werten Sie die Bewegungen auf jedem Konto detailliert aus und exportieren Sie die Kontenblätter.

Falls Sie nicht die Fairgate Finanzbuchhaltung nutzen, steht den Vereinen ein Einzel- und Sammelbuchungsexport zur Verfügung, inklusive der wichtigen Einzelverbuchung für Ihre detaillierte Kontrolle. Diese Exports können für jegliche ERP-Lösungen verwendet werden.

Für unsere Kunden mit höheren Ansprüchen wie Lohnbuchhaltung oder Warenbewirtschaftung bieten wir einen spezifischen Sage 50 oder Sage Start Export an. Mit dieser Schnittstelle importieren Sie mit wenigen Klicks Ihre Debitorenbuchungen in die Produkte von Sage Schweiz.

Führen Sie Ihre Buchhaltung nach vereinbartem oder nach vereinnahmtem Entgelt? Beides kein Problem – mit Fairgate können Sie die Buchungen so erstellen, dass sie zu Ihrer Buchführungsmethode passen.

Weitere Funktionen

Falls Ihr Verein oder Verband mehrere Abschlüsse generieren muss, können Sie verschiedenste Buchhaltungen mit eigenem Kontenplan und Bankverbindungen eröffnen.

Sie können in Fairgate Gutschriften auf einzelnen Kontakten oder ganzen Gruppierungen erfassen. Diese Gutschriften können dann mit den erstellten Rechnungen verbunden und in Abzug gebracht werden.

Selbstverständlich können Sie in Fairgate die neue camt.054/xml-Datei einlesen. Mit diesem Import sendet es die bezahlten Rechnungen automatisch in der Bezahltordner und passt den Rechnungsstatus auf dem Mitglied an, in der Verwaltung wie auch im internen Bereich des Mitgliedes oder Teams.

Erhalten Sie die Bezahlung einer Rechnung cash, können Sie diese manuell auf bezahlt setzen, inklusive Vermerk Valuta und dem Vermögenskonto.

Fairgate bietet Ihnen die Möglichkeit, trotz Rechnung den Betrag im Einzahlungsschein leer zu lassen (ESR+). So ermöglichen Sie Ihren Mitgliedern, eine höhere Einzahlung zu tätigen als Sie eigentlich benötigen.

Ist Ihr Verein mehrwertsteuerpflichtig, sind in Fairgate die üblichen Mehrwertsteuersätze hinterlegt. Weiter können Sie definieren, ob Beträge netto (MwSt. vom Preis ausgenommen) oder brutto (MwSt. im Preis inbegriffen) verrechnet werden. Ende Quartal exportieren Sie bequem den Quartalsabschluss für die Steuerbehörde.

Wenn Sie nicht jedes Mal sofort alle Rechnungen stellen, kann es durchaus vorkommen, dass mehrere Rechnungsentwürfe pro Mitglied generiert worden sind. Es kann auch sein, dass Rechnungen von mehreren Personen der gleichen Familie vorhanden sind. Nutzen Sie dann unsere bequeme Zusammenführungsoption damit jeder Haushalt nur eine Rechnung erhält.

Es kommt immer wieder vor, dass wenn Sie Ihre Rechnungen verschickt haben, diese gleich wieder korrigieren sollten. Entweder muss die Mitgliedschaft angepasst oder die Lizenz nicht verrechnet werden. Um diese mühsamen Anpassungen zu realisieren, können Sie ganz einfach die offene Rechnung zurück in den Entwurfsstatus senden, wie gewünscht anpassen und wieder öffnen. So stimmen die Buchungssätze auch nach Ihren Änderungen.

Ab und zu senden Sie Rechnungen an falsche Adressen. Hierzu bietet Fairgate die Lösung, auf der offenen Rechnung die Adresse und Anrede zu aktualisieren, inklusive Anpassung in der Kontaktverwaltung, um dann kurz darauf wieder zu verschicken, ohne die Rechnung nochmals neu zu erstellen.

Verknüpfung mit anderen Modulen

Alle Rechnungstati werden auf den Mitgliedern und Sponsoren so aktuell dokumentiert wie Sie das Gutschriftenfile einlesen. So haben Sie auf dem Kontakt die beste Übersicht über dessen Zahlungsmoral.

Jedes Mitglied kann im internen Bereich seine Rechnungen einsehen und die ESR Nummer für das Online Banking kopieren, das lästige Rechnungsnachsenden entfällt. Weiter kann das Mitglied, falls vom Vereinsadmin eingestellt, wählen, ob er die Rechnung per Post oder E-Mail erhalten möchte. Im Intranet kann auch der Teamverantwortliche den Rechnungsstatus seiner Spieler kontrollieren, auch hier gilt, falls vom Vereinsadmin so definiert.

Falls der Verein die Sponsorenleistung dokumentiert, werden die Leistungen jedes Jahr zum gewünschten Zeitpunkt automatisch in Rechnung gestellt.

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