WEIL SIE ES GANZ GENAU WISSEN WOLLEN:
Finanzen im Detail
Fakturierung
In den Einstellungen können Sie mehrere Rechnungslayouts erstellen, mit oder ohne PP-Frankierung, Adresse links oder rechts, mit oder ohne Briefkopf, kleinere oder grössere Schriftart etc etc.
Sie können alle Rechnungsartikel mit Artikelname und -beschrieb, Anzahl, Preis, ev. Rabatt, Ertragskonto und gegebenenfalls mit dem Mehrwertsteuersatz definieren und fix einer Gruppierung wie Mitgliedschaft oder Team/Region zuweisen. So sind Ihre jährlichen Mitgliederrechnungen mit nur 4 Klicks erstellt.
Für zwischendurch Rechnungen können jederzeit flexible Artikel in Rechnung gestellt werden. Das heisst, diese sind nicht fix einer Gruppierung zugewiesen und können einzelnen oder mehreren Kontakten in Rechnung gestellt werden.
Verbinden Sie mehrere Kontakte zu einem Haushalt und führen Sie deren Artikel und Rechnungen auf eine Rechnung zusammen. Dies erleichtert Ihnen die Debitorenverwaltung und spart Porto.
Zusammen mit der Rechnung können Mitgliederausweise erstellt werden.
Sobald eine Rechnung überfällig wird, können Mahnungen erstellt werden. Es stehen fünf vorbereitete Mahnstufen zur Verfügung, je nach Wunsch mit oder ohne Mahngebühren.
Wenn Sie regelmässige Rechnungen an die gleiche Zielgruppe stellen müssen, zum Beispiel an Abonnenten, können Sie die geplanten Rechnungen verwenden. Legen Sie im Voraus fest, wann welche Rechnung erstellt werden soll, alle paar Monate oder unregelmässig und an welche Personen oder Gruppierungen.
Aus Ihren definierten Sponsorenleistungen werden jedes Jahr automatisch Rechnungsentwürfe generiert, welche Sie nur noch kurz überfliegen und mit kleinstem Aufwand aktivieren können.
Zu den erweiterten Fakturaeinstellungen gehören das Erfassen der Finanzinstitute inkl. QR IBAN, die Mehrwertsteuernummer, die wichtige Seitenrandkorrektur für Ihre Drucker sowie die Standardwerte für die Sponsorenrechnungen.
Rechnungen können mit Swiss QR versendet werden, entweder mit Schnittlinien oder optimiert für perforiertes Papier. Bitte wenden Sie sich an Ihre Bank, um die QR-IBAN zu erhalten.
Rechnungsstatus
Alle erstellten Rechnungen werden zuerst im Entwurfsordner angezeigt, unabhängig davon, ob sie aus dem Standardartikel oder individuell erstellt wurden, ob als Einzel- oder Sammelrechnung, Sponsorenrechnung oder geplante Rechnung. Hier können alle Rechnungsdetails überprüft und bearbeitet werden, da noch kein Buchungssatz erstellt wurde. Es können mehrere Entwürfe selektiert und gemeinsam bearbeitet werden.
Sobald eine Rechnung bei den Entwürfen aktiviert wird, erscheint diese bei den offenen Rechnungen und kann anschliessend per Post oder E-Mail verschickt werden.
Sobald eine Rechnung die angegebene Zahlungsfrist überschreitet, wird diese automatisch in das Verzeichnis der überfälligen Rechnungen verschoben. Nun kann gemahnt werden, mit oder ohne Mahngebühr, selbstverständlich auch per Post oder E-Mail.
Teilbezahlte Rechnungen bleiben offen bis der gesamte Betrag überwiesen ist. Damit Sie die Übersicht behalten, werden diese in einen separaten Ordner verschoben.
Rechnungen, deren voller Betrag beglichen worden ist, sei es per ESR importierte Zahlungseingänge, manuell erfasste Zahlungseingänge oder Gutschriften, werden sofort in das Verzeichnis «Bezahlt» gelegt.
Jede Rechnung, oder auch nur einzelne Artikel davon, kann abgeschrieben (mit Verbuchung über ein Aufwand-Konto) oder storniert (umgekehrte Buchung) werden.
Auf der Rechnung kann der Verein die drei Positionen Anzahl, Artikelbetrag und Artikelbeschrieb mittels regulären Datenfeld ansteuern, ideal für Sponsorenlaufrechnungen. Zuerst einen Kontaktimport inklusive diesen Datenfeldern tätigen, dann den Rechnungsartikel inkl. Datenfeldbezug erstellen und der Gruppierung «Sponsorenlauf» in Rechnung stellen, fertig. Gleiches Szenario ist für die jährliche Konsumationsabrechnung möglich.
Buchhaltung
In Fairgate können Sie eine komplette Finanzbuchhaltung führen, dazu gehört auch eine Bilanz und Erfolgsrechnung. Fügen Sie eine Eröffnungsbilanz hinzu, komplettieren Sie Ihren Kontenplan und legen Sie los.
Sie können für Ihr Geschäftsjahr Ihr Budget hinterlegen, dass in den Auswertungen entsprechend mit dargestellt wird.
Fairgate bietet eine umfangreiche Offene-Posten-Auswertung an. Es können Auswertungen über die Kontakte, Haushalte, Rechnungen und die Ertragskonten generiert werden, dies sogar zu einem beliebigen zurückliegenden Stichtag. Sie können auch Exporte pro Team generieren und direkt zur Info dem Trainer senden.
Werten Sie die Bewegungen auf jedem Konto detailliert aus und exportieren Sie die Kontenblätter.
In den Buchhaltungs-Einstellungen können Kostenstellen erfasst werden. Sobald diese aktiviert sind, muss für alle Ertrags- und Aufwandsbuchungen eine Kostenstelle ausgewählt werden.
Kontenblätter und die Erfolgsrechnung können separat für jede Kostenstelle ausgegeben werden. Das Budget und die Eröffnungsbilanz können nach Kostenstelle separiert erfasst werden.
Falls Sie nicht die Fairgate Finanzbuchhaltung nutzen, steht den Vereinen ein Einzel- und Sammelbuchungsexport zur Verfügung, inklusive der wichtigen Einzelverbuchung für Ihre detaillierte Kontrolle. Diese Exports können für jegliche ERP-Lösungen verwendet werden.
Der gesamte Kontenplan kann als XLSX-Datei exportiert werden.
Für unsere Kunden mit höheren Ansprüchen wie Lohnbuchhaltung oder Warenbewirtschaftung bieten wir einen spezifischen Sage 50 oder Sage Start Export an. Mit dieser Schnittstelle importieren Sie mit wenigen Klicks Ihre Debitorenbuchungen in die Produkte von Sage Schweiz.
Für unsere Kunden mit höheren Ansprüchen wie Lohnbuchhaltung oder Warenbewirtschaftung bieten wir einen Abacus Export an.
Führen Sie Ihre Buchhaltung nach vereinbartem oder nach vereinnahmtem Entgelt? Beides kein Problem – mit Fairgate können Sie die Buchungen so erstellen, dass sie zu Ihrer Buchführungsmethode passen.
Sofern in den Einstellungen die Mehrwertsteuer aktiviert ist, kann für jedes Quartal die Mehrwertsteuer abgerechnet, das Quartal gesperrt und die Mehrwertsteuer-Konten ausgeglichen werden.
Mit Fairgate können Sie die Mehrwertsteuer auch mit Saldo- oder Pauschalbesteuerung abrechnen.
Es können manuelle Buchungen als Splittbuchungen (Sammelbuchungen) mit mehreren Zeilen erfasst werden. Pro Rechnungsaktivierung, Gutschrift, Zahlungseingang wird ab sofort jeweils nur noch eine Buchung erstellt. Das Buchungsjournal kann nun in einer kompakten und einer detaillierten Version (mit den einzelnen Buchungszeilen) angezeigt werden.
Mit dem camt 053- und camt 054-Import können Sie die einzelnen Lastschriften und Gutschriften inklusive der QR-Zahlungen in einem Zug in Fairgate importieren und verbuchen. Die Lastschriften werden nach vereinnahmter Methode verbucht.
Weitere Funktionen
Falls Ihr Verein oder Verband mehrere Abschlüsse generieren muss, können Sie verschiedenste Buchhaltungen mit eigenem Kontenplan und Bankverbindungen eröffnen. Für jeden Mandanten können separate Administrator-Rechte und Leserechte vergeben werden.
Sie können in Fairgate Gutschriften auf einzelnen Kontakten oder ganzen Gruppierungen erfassen. Diese Gutschriften können dann mit den erstellten Rechnungen verbunden und in Abzug gebracht werden. Gutschriften können wie Rechnungen per E-Mail versandt oder als PDF zum Postversand generiert werden.
Selbstverständlich können Sie in Fairgate die neue camt.054/xml-Datei einlesen. Mit diesem Import sendet es die bezahlten Rechnungen automatisch in der Bezahltordner und passt den Rechnungsstatus auf dem Mitglied an, in der Verwaltung wie auch im internen Bereich des Mitgliedes oder Teams.
Erhalten Sie die Bezahlung einer Rechnung cash, können Sie diese manuell auf bezahlt setzen, inklusive Vermerk Valuta und dem Vermögenskonto.
Ansprechend gestaltete Spendenbriefe für Ihr Fundraising können wie Rechnungen aus dem Finanzmodul heraus generiert werden – mit dem dazu passenden vorausgefüllten oder leeren Bezahlschein.
Fairgate bietet Ihnen die Möglichkeit, trotz Rechnung den Betrag im Einzahlungsschein leer zu lassen. So ermöglichen Sie Ihren Mitgliedern, eine höhere Einzahlung zu tätigen als Sie eigentlich benötigen.
Ist Ihr Verein mehrwertsteuerpflichtig, sind in Fairgate die üblichen Mehrwertsteuersätze hinterlegt. Weiter können Sie definieren, ob Beträge netto (MwSt. vom Preis ausgenommen) oder brutto (MwSt. im Preis inbegriffen) verrechnet werden. Ende Quartal exportieren Sie bequem den Quartalsabschluss für die Steuerbehörde.
Wenn Sie nicht jedes Mal sofort alle Rechnungen stellen, kann es durchaus vorkommen, dass mehrere Rechnungsentwürfe pro Mitglied generiert worden sind. Es kann auch sein, dass Rechnungen von mehreren Personen der gleichen Familie vorhanden sind. Nutzen Sie dann unsere bequeme Zusammenführungsoption damit jeder Haushalt nur eine Rechnung erhält.
Es kommt immer wieder vor, dass wenn Sie Ihre Rechnungen verschickt haben, diese gleich wieder korrigieren sollten. Entweder muss die Mitgliedschaft angepasst oder die Lizenz nicht verrechnet werden. Um diese mühsamen Anpassungen zu realisieren, können Sie ganz einfach die offene Rechnung zurück in den Entwurfsstatus senden, wie gewünscht anpassen und wieder öffnen. So stimmen die Buchungssätze auch nach Ihren Änderungen.
Ab und zu senden Sie Rechnungen an falsche Adressen. Hierzu bietet Fairgate die Lösung, auf der offenen Rechnung die Adresse und Anrede zu aktualisieren, inklusive Anpassung in der Kontaktverwaltung, um dann kurz darauf wieder zu verschicken, ohne die Rechnung nochmals neu zu erstellen.
Mit unserem Partner RaiseNow bieten wir die Möglichkeit an, die QR-Rechnungen mit der populären TWINT-Zahlungsmöglichkeit zu erweitern. Auch können Sie andere Zahlungen (Verkaufsstand, Spendenformular usw.) via in RaiseNow erstellten QR-Code erhalten und diese Zahlungseingänge von RaiseNow nach Fairgate übertragen und bequem gemäss Kampagnen-Einstellungen als Sammelbuchungen oder einzeln verbuchen.
Single FiBu
Sie können leicht und einfach Ihren Kontenplan in der Fairgate Software hinterlegen.
Geschäftsjahr auch abweichend vom Kalenderjahr möglich.
Sie können für Ihr Geschäftsjahr Ihr Budget hinterlegen, dass in den Auswertungen entsprechend mit dargestellt wird.
In den Buchhaltungs-Einstellungen können Kostenstellen erfasst werden. Sobald diese aktiviert sind, muss für alle Ertrags- und Aufwandsbuchungen eine Kostenstelle ausgewählt werden.
filterbare Offene-Posten-Liste, Erfolgsrechnungen und Bilanz auch für freiwählbare Stichtage und Zeiträume möglich
Für Tennisvereine
Administrieren Sie Ihre Kontakte ausschliesslich in Fairgate und gleichen Ihre Kontakte mit GotCourts ab. Dadurch können Sie die Reservationsberechtigungen über die in Fairgate hinterlegten Mitgliedschaften steuern.
Einzelplatzbuchungen und Gästestunden generieren in Fairgate automatisch Rechnungsentwürfe, welche nach Belieben zusammen oder unabhängig vom Mitgliederbeitrag fakturiert werden können. Wiederkehrende Buchungen können dabei als eine einzelne Sammelbuchung auf der Rechnung in Fairgate zusammengefasst werden.
Verknüpfung mit anderen Modulen
Alle Rechnungstati werden auf den Mitgliedern und Sponsoren so aktuell dokumentiert wie Sie das Gutschriftenfile einlesen. So haben Sie auf dem Kontakt die beste Übersicht über dessen Zahlungsmoral.
Jedes Mitglied kann im internen Bereich seine Rechnungen einsehen und die Referenznummer für das Online Banking kopieren, das lästige Rechnungsnachsenden entfällt. Weiter kann das Mitglied, falls vom Vereinsadmin eingestellt, wählen, ob er die Rechnung per Post oder E-Mail erhalten möchte. Im Intranet kann auch der Teamverantwortliche den Rechnungsstatus seiner Spieler kontrollieren, auch hier gilt, falls vom Vereinsadmin so definiert.
Falls der Verein die Sponsorenleistung dokumentiert, werden die Leistungen jedes Jahr zum gewünschten Zeitpunkt automatisch in Rechnung gestellt.
