POUR TOUT BIEN COMPRENDRE :
Présentation détaillée de la gestion
des documents
Catégorisation
Tous les administrateurs qui peuvent accéder à la gestion ou au module de documents peuvent y déposer leurs contrats, protocoles et directives, présentés dans une structure claire. L’auteur et une description peuvent être ajoutés au document.
Les documents qui concernent tout le monde peuvent être mis à la disposition de tous sur l’intranet.
Bien entendu, vous pouvez également mettre des documents à la disposition de toute l’association sur l’intranet, par exemple l’ordre du jour de la prochaine réunion.
Les documents peuvent être déposés directement chez une ou plusieurs équipes ou régions. Selon le paramétrage, les documents sur l’intranet ne sont accessibles qu’aux contacts qui occupent des fonctions spécifiques, tels que les entraîneurs ou les responsables régionaux.
En plus d’un comité de direction, toute les associations ou fédérations disposent au moins d’un groupe de travail. L’utilisateur peut déposer des documents importants dans des catégories propres. Ces documents peuvent également être consultés dans l’espace interne si nécessaire.
Les documents peuvent également être ajoutés à un ou plusieurs contacts, ou à des membres, rôles ou filtres.
Visibilité
Pour chaque document, il est possible de définir à tout moment si le groupe cible auquel il est attribué peut le consulter dans l’espace interne.
Depuis la gestion des documents, tout document peut être affiché sur le site Internet, que ce soit dans l’espace interne ou public.
Lien vers d’autres modules
Vous pouvez déposer des documents tels que des contrats, des procès-verbaux ou des directives dans des contacts ou des regroupements spécifiques.
Si nécessaire, les documents peuvent être publiés sur l’intranet pour des groupes cibles spécifiques.
Vous pouvez afficher tous les documents de la gestion des documents sur le site Internet.
Aspects techniques
Pour que vous puissiez toujours suivre l’évolution du contenu, tous les documents sont conservés dans des plusieurs version.
Les documents peuvent être facilement déplacés depuis votre bureau vers l’arborescence de documents en utilisant la fonction glisser-déposer.
Qu’il s’agisse de fichiers JPG, docx, xlsx, pt, PDF, PNG ou d’autres fichiers graphiques, vous pouvez déposer pratiquement tous les types de fichiers dans Fairgate, à l’exception des fichiers .exe, que nous n’autorisons pas pour des raisons de sécurité. Dans tous les cas, nous vérifions l’absence de virus dans tous les documents lors du chargement.
