WEIL SIE ES GANZ GENAU WISSEN WOLLEN:
Kontaktverwaltung im Detail
Mitgliederinformationen
When entering each contact, you define whether you want to create a private person or a company. Data fields can then be defined for each contact type so that unnecessarily many fields remain unused.
Sie können mit Ihren gewünschten Datenfeldern pro Mitglied eine komplette Übersichtsseite inkl. Statistiken und Zuweisungen erstellen.
Sie können Familienmitglieder als Haushalte verbinden und damit zeit- und kostenoptimierte Rechnungen erstellen, weil mit Fairgate alle deren Rechnungsartikel auf einer Rechnung dargestellt und ausgedruckt werden können. Zudem können Mitglieder mit ihren Firmen (Sponsoren) verknüpft und Datenfelder geteilt werden.
Damit Sie Ihren Verein perfekt auf Ihre Bedürfnisse abbilden können, bietet Ihnen Fairgate unterschiedlichste Gruppierungstypen an. Weitere Details hierzu unter «Gruppierungen»
Fairgate bietet unterschiedlichste Rechte für die einzelnen Verwaltungsmodule, das Intranet oder auch die Webseite zur Verfügung, Lese- oder Bearbeitungsansicht. So können Sie Arbeiten sehr spezifisch verteilen.
Mit der Notizfunktion können Informationen beim Mitglied hinterlegt und dokumentiert werden. Auch hier wird immer angezeigt, wer wann welchen Eintrag erfasste.
Bei jedem Kontakt, wie auch bei Teams, Regionen oder Arbeitsgruppen, können Dokumente wie Verträge, Logos oder Ausweise hinterlegt werden. Zusätzlich können Sie definieren, ob der Kontakt das Dokument in seinem persönlichen internen Bereich sehen darf oder nicht.
Auf jedem Kontakt können Sie tagesaktuell einsehen, ob dieser offene, überfällige, bezahlte, teilbezahlte oder überbezahlte Rechnungen besitzt, oder auch noch Gutschriften ausstehend hat.
Jegliche Veränderungen auf dem Kontakt werden geloggt. Wer hat wann welche Datenänderung vorgenommen, wie lange war er Präsident, hat er alle Newsletter erhalten, war er mal einem Haushalt zugeordnet oder wann hat er sich im Intranet oder der Verwaltung eingeloggt.
Zu gewünschten Stichtagen können statistische Auswertungen erstellt werden, für die bis zu 4 verschiedene Kriterien gewählt werden können.
Datenfelder
Unsere Datenfelder sind so individuell wie Ihre Vereinsmitglieder. Diverse Datenfeldtypen wie Text-, Datum-, Zahlen-, Datei-, E-Mail-, Radio-, Dropdown- etc. inkl. Plausibilitätsprüfung sind vorhanden um Ihre Datenstruktur genauestens abzubilden.
Wenn Sie Rechnungen an andere Personen oder Firmen stellen möchten als den Kontakt selbst, steht Ihnen das Alias Datenfeld zur Verfügung. Dieses können Sie gut einsetzen, wenn zum Beispiel Ämter die Rechnung bezahlen.
Pro Mitgliedschaft können eigene Pflichtfelder definiert werden damit Sie zum Beispiel nur bei den Aktiven die E-Mail als Pflichtfeld pflegen müssen.
Pro Datenfeld legen Sie fest, ob das Mitglied und/oder der Team-/Regionenadmin das Feld sehen und sogar bearbeiten darf. So können Sie die Arbeiten noch besser verteilen, ganz nach dem Prinzip, der Informations-Erhalter kann Sie unterstützen, den super aktuellen Datensatz zu gewährleisten.
Sie legen pro Datenfeld fest, ob Sie Datenänderungen des Mitgliedes oder Team-/Regionenadmin vor der Liveschaltung freigeben oder verwerfen möchten. So erreichen Sie die höchst mögliche Kontrolle über Ihre Datensätze.
Wie viele Rechnungen per Post oder E-Mail verschickt werden, wer Zugang ins Intranet besitzt oder wer Newsletterabonnent ist, kann eingestellt und gefiltert werden.
Gruppierungen
Die verschiedenen Mitgliedschaftsarten inkl. deren Pflichtfelder und Vereinseintritts- /-austrittsdaten können importiert und gepflegt werden. Via Filter können Sie dann interessante Mitgliederstatistiken führen.
Die Rollenzuweisung ist für Branchen, Lizenzen, OK’s und sonstige flexible Verwaltungsgruppierungen ideal einsetzbar, inkl. falls nötig, deren gemeinsamen oder individuellen Rollenfunktionen für die detailliertere Unterteilung.
Jede dieser Gruppierungen, inkl. deren Funktionen wie Spieler, Captain, Goalie, Teilnehmer oder Leiter, besitzt einen eigenen internen Bereich und kann direkt aus der Datenbank auf der Webseite angezeigt werden.
Arbeitsgruppen sind Einheiten, welche miteinander arbeiten, in Funktionen unterteilt sind und einen eigenen internen Bereich besitzen. Auch Arbeitsgruppen, wie der Vorstand, können auf der Webseite abgebildet werden.
Filter erlauben, Kontakte nach Kriterien zusammenzubringen: Lassen Sie sich per Filter alle Trainer anzeigen, alle Mitglieder über 16 Jahre, alle Kontakte, welche keiner Mitgliedschaft zugewiesen sind oder nur die Haushaltsoberhäupter interessant für den Broschürenversand. Filterrollen können von “Gespeicherten Filter” aufgerufen und so auch komplexe Zusammenhänge dargestellt werden.
Sie können erstellte Filter für Ihre kurzfristige und einmalige Information einsetzen oder für wiederholende Statistiken abspeichern.
Verknüpfung mit anderen Modulen
Sie können auf dem Kontakt Dokumente hinterlegen, welche gleichzeitig in der Dokumentenverwaltung abgelegt sind. Weiter können Dokumente dem Mitglied im Intranet zur Verfügung gestellt oder auf der Webseite angezeigt werden.
Kontakte können mit Sponsoren verbunden und gewisse Datenfelder wie Vorname, Nachname geteilt werden. Weiter kann die Verbindung wie zum Beispiel CEO oder Marketingleiter ergänzt werden.
Mitgliedschaften, Rollen, Teams, Regionen, Arbeitsgruppen und Filter, alle Gruppierungen können Sie einzeln oder miteinander anschreiben, per Newsletter oder Einfach-Mail, mit persönlicher Anrede, definiert aus den Datenfeldern Anrede und Geschlecht.
Kontaktfeldänderungen, Neumitgliedererfassungen oder Team-/Regionenwechsel im Intranet können je nach Einstellung in der Kontaktverwaltung freigegeben werden. Auf diese Weise können Sie perfekt Arbeiten delegieren und aufteilen.
Wenn interessierte Neumitglieder das Mitgliedsantragformular ausfüllen, werden diese direkt in der Verwaltung als Entwurf angezeigt. Mittels eines Klicks sind diese dann definitiv aufgenommen, mit allen nötigen Informationen, ausgefüllt vom Mitglied.
Mitgliedschaften, Rollen, Teams und Teamfunktionen, Arbeitsgruppen und Filter, alle Gruppierungen können Sie mühelos einzeln oder miteinander fakturieren, dies in nur 4 Klicks.
Auch interessant
Damit Sie auch unterwegs schnell übers Handy Informationen nachlesen können, hilft Ihnen das eingesetzte Responsiv Design, oder anders gesagt, Ihre Daten erscheinen im angepassten Inhalt für Ihre diversen Endgeräte wie Handy, Tablet oder PC.
Damit der Import möglichst reibungslos funktioniert, werden die Datenfelder Ihrer .csv Datei automatisch mit den Systemfeldern gegenübergestellt. Auf diese Weise bringen Sie all Ihre Mitglieder sehr schnell und einfach in Fairgate, inkl. deren Mitgliedschaftszuweisungen.
Falls Sie bestimmte Datenfelder bei allen oder einzelnen Kontakte ergänzen möchten, wie zum Beispiel Sponsorenlaufrunden oder Konsumationen, können Sie spezifische Datenfelder ganz einfach via Updateimport perfektionieren.
Sie können genau die Datenfelder exportieren, welche Sie möchten, und zwar auch inklusive Gruppierungszuweisungen wie Team oder Mitgliedschaften. Sie können weiter Ihre Exportdefinitionen abspeichern und immer wieder verwenden.
Damit Ihre wichtigen Gruppierungen zuoberst erscheinen, dies vor allem für Handynutzer interessant, können jegliche Gruppierungen als Favorit bezeichnet werden. Dies ist bei komplexen Vereinen für die perfekte Übersicht eine grosse Unterstützung.
Fairgate bietet eine grafisch übersichtlich dargestellte Vereinsinformationsseite mit statistischen Daten, z.B. zu den Wohnorten, Jahrgängen oder den nächsten Geburtstagen.
Mittels der bekannten Drag&Drop Funktion können einfach Kontakte in deren Gruppierung verschoben und Dokumente hochgeladen werden.
Im Bearbeitungsmodus können Kontakte wie im Excel direkt in der Tabellenansicht bearbeitet werden. Diese Funktion erlaubt Ihnen eine sehr schnelle Kontaktbearbeitung.
Falls Sie Admins mit unterschiedlichen Sprachkenntnissen besitzen, steht Fairgate in Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch zur Verfügung. Jeder Administrator kann seine gewünschte Sprache selbst festlegen. Die Systemsprachen unterstützen Sie auch falls Sie eine Webseite in mehreren Sprachen aufbauen möchten.
Falls Sie ein mehrsprachiger Verein oder Verband sind und dementsprechend in mehreren Sprachen kommunizieren möchten, können Sie ganz einfach die entsprechende Korrespondenzsprache auf dem Kontakt hinterlegen, ja sogar importieren und anschliessend in mehreren Sprachen Newsletter oder Rechnungen versenden.
Für Tennisvereine
Administrieren Sie Ihre Kontakte ausschliesslich in Fairgate und gleichen Ihre Kontakte mit GotCourts ab. Dadurch können Sie die Reservationsberechtigungen über die in Fairgate hinterlegten Mitgliedschaften steuern.
KEinzelplatzbuchungen und Gästestunden generieren in Fairgate automatisch Rechnungsentwürfe, welche nach Belieben zusammen oder unabhängig vom Mitgliederbeitrag fakturiert werden können.
