FONCTIONS INDIVIDUELLES POUR LES FÉDÉRATIONS

Solution pour les fédérations

Vous avez besoin de la solution pour les fédérations si...

SOUS-STRUCTURES

….votre fédération comprend des associations, des régions, des sections, voire des sous-régions.

INDÉPENDANCE

….vos associations sont avant tout indépendantes et forment une entité juridique autonome.

RATTACHEMENT

…vos régions sont rattachées à votre fédération sur un plan organisationnel

SINGULARITÉ

…vos sous-structures ont des règlements internes en matière de facturation, etc.

POINTS COMMUNS

…vos sections ont des points communs tels que les détenteurs de licences, les membres d’associations ou les participants à des événements.

Au moins 3 critères sur 5 sont remplis.

Faites le bon choix : la solution pour les fédérations

Quoi de plus fastidieux que de devoir gérer des données individuelles, spécifiques à une fédération, sur le logiciel externe de la fédération ?

Avec la solution pour fédération de Fairgate, les instances de niveau inférieur n’ont plus besoin de bases de données séparées, car elles peuvent effectuer leurs propres travaux directement dans la solution de la fédération.

Le logiciel pour fédération vous fournit, à vous et à vos sous-organisations, un logiciel Fairgate complet adapté aux tâches de chaque partie prenante. En même temps, vous pouvez partager des informations entre les sous-organisations et la fédération, et ce dans les deux sens : contacts, fonctions, articles, rendez-vous, etc.

Par exemple, vous serez toujours immédiatement informé quand un nouveau membre du conseil d’administration a été élu ou si une licence est requise. En même temps, vous pouvez, par exemple, mettre à disposition des informations sur un événement sur les sites Internet des sous-organisations.

Structure générale Module pour fédération

La fédération est structurée en niveaux hiérarchiques. Par ex. fédération nationale » fédération régionale » fédération cantonale » club. À chaque niveau de la hiérarchie, il y a au moins une organisation qui contient au moins la gestion complète des contacts Fairgate. Chaque organisation peut ajouter des modules Fairgate supplémentaires en fonction de ses besoins individuels. La fédération peut également acheter des modules supplémentaires pour ses organisations par extension de la prestation.

Avantages pour les fédérations :
  • Données actualisées à tout moment sur les membres de l’association, en utilisant la gestion des contacts de vos associations/régions.
  • Renforcement du positionnement de la fédération comme prestataire moderne pour ses associations/régions.
  • Regroupement des membres de toute l’association, géré par les instances de niveau inférieur.
  • Communication facilitée (site Internet, newsletter, SMS) avec les membres, avec sélection variable de destinataires, par exemple les femmes entre 30 et 50 ans, tous les juniors, tous les responsables de communication, etc.
  • Communication simple des rendez-vous de la fédération directement dans le calendrier des associations.
  • Facturation du niveau de la fédération au membre, entre autres avec les regroupements dans toute l’association.
  • Placement simple des documents sur les instances de niveau inférieur.
  • Des analyses claires grâce à des statistiques englobant toute l’association.
Avantages pour les associations :
  • Utilisation sans restriction du logiciel pour association Fairgate, moderne et populaire.
  • Gestion complète des contacts pour son propre usage, plus éventuellement d’autres modules financés par la fédération.
  • Modules supplémentaires peu coûteux et à grande valeur ajoutée pour l’ensemble de l’administration et de la communication de l’association.
  • Les mises à jour régulières des modules garantissent un logiciel de pointe à tout moment.

Adaptation des modules

Chaque module de Fairgate peut être adapté aux besoins de la fédération.

Gestion des contacts

La gestion des contacts est le cœur de la solution.

Les contacts peuvent être membres de plusieurs sections ou associations. Dans Fairgate, le contact peut être partagé, avec définition d’une affectation principale. Grâce à un contrôle des doublons, il est possible de déterminer rapidement si le membre est déjà présent dans la base de données globale et s’il doit être partagé ou non.

  • Membres de la fédération :
    Les contacts qui doivent être partagés avec la fédération. « Partagé » signifie ici que les contacts dans ce domaine peuvent être consultés dans les instances de niveau supérieur et que les autorisations peuvent être modifiées en fonction des champs de données.
  • Membres propres :
    Les contacts qui sont certes des membres de l’instance, mais qui ne peuvent pas être vus comme des membres de la fédération.
  • Adhésions multiples
    Les contacts peuvent être membres de plusieurs sections ou associations. Dans Fairgate, le contact peut être partagé, avec définition d’une affectation principale. Grâce à un contrôle des doublons, il est possible de déterminer rapidement si le membre est déjà présent dans la base de données globale et s’il doit être partagé ou non.
  • Autres contacts :
    Tous les autres contacts reçoivent l’attribut « Autres contacts ». Il s’agit de contacts qui ne sont pas membres, mais qui doivent être stockés dans la gestion des contacts, comme le maire, les bouchers, etc.
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  • JChaque client peut créer ses propres champs de données. Les instances de niveau supérieur peuvent également créer des champs de données et donner aux instances de niveau inférieur la possibilité ou l’obligation de les rendre visibles ou éditables.
  • Visibilité : Qui est autorisé à voir le champ de données à quel niveau (administrateur ou contact lui-même).
  • Modifiable : Qui peut éditer le champ de données et à quel niveau.
  • Fonction de contrôle : La modification du champ de données doit-elle être activée ou désactivée par un administrateur de rang supérieur (ou depuis un niveau hiérarchique supérieur) ?
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  • Adhésions (un niveau)
  • Rôles (trois niveaux)
  • Groupes de travail (deux niveaux)
  • Equipes/Régions (trois niveaux)
  • Ménages

La fédération peut enregistrer les groupes de travail, y compris les fonctions pour ses associations/régions, de sorte à pouvoir consulter qui sont les présidents, directeurs financiers et membres du CO actuels, avec la possibilité pour les associations de gérer directement ces données.

Les documents peuvent être déposés dans les contacts, les groupes (groupes de travail/équipes/régions) ou tous les clubs ou régions.

Grâce à une fonction de filtrage flexible, vous pouvez définir et exporter le pool de contacts à exporter, bien entendu dans l’ensemble d’une association ou d’une région.

Site Internet/Intranet

Avec le module Intranet, les instances de niveau inférieur peuvent publier leurs propres rendez-vous ainsi que ceux de la fédération et/ou de la région dans leur propre calendrier, et peuvent même les rendre publiques sur le site Internet du module.

En outre, des actualités et des articles peuvent être créés au niveau des fédérations, qui peuvent également être partagés avec les instances de niveau inférieur.

Finances

Le module Fairgate Finances offre la possibilité, dans l’environnement de la fédération, d’envoyer ses factures directement aux membres ou aux associations/régions en fonction de la structure des membres, par e-mail ou courrier postal.