Pour tout bien comprendre:

Présentation détaillée de la gestion des sponsors

Informations sur les sponsors

Les sponsors peuvent être des particuliers ou des entreprises, pour lesquels vous pouvez définir des champs de données personnalisés et ainsi éviter les données inutiles.

Vous pouvez créer une page d’aperçu complète comprenant des statistiques et des affectations pour chaque membre à l’aide des champs de données sélectionnés.

Vous pouvez regrouper les membres des familles en ménages et ainsi optimiser la création des factures en termes de temps et de coût, car Fairgate affiche et imprime tous les éléments de leur facture sur une seule facture. Les membres peuvent en outre être associés à leur entreprise (sponsor) et les champs de données peuvent être partagés.

Pour vous permettre d’organiser votre association dans le logiciel en fonction de vos besoins, Fairgate propose un large éventail de regroupements. Pour plus d’informations, voir «Regroupements»

Fairgate propose différents droits pour les différents modules d’administration, l’intranet ou même le site Internet, en mode lecture ou édition. Vous pouvez ainsi affecter les tâches de façon ciblée.

Grâce à la fonction prise de notes, des informations peuvent être ajoutées et documentées pour chaque membre. Cette section affiche en permanence quelles informations ont été saisies par qui et quand.

Pour chaque contact, ainsi que pour les équipes, les régions ou les groupes de travail, vous pouvez ajouter des documents, contrats, logos ou pièces d’identité. De plus, vous pouvez définir si le contact est autorisé à voir le document dans son espace personnel interne.

Pour chaque contact, vous pouvez consulter les informations à jours sur d’éventuelles factures ouvertes, en retard, payées, partiellement payées ou en souffrance, ou sur d’éventuelles notes de crédit.

Toute modification du contact est enregistrée dans un journal. Qui a modifié quelles données et quand? Combien de temps a-t-il été président? A-t-il reçu toutes les newsletters? A-t-il été affecté à un ménage? Quand s’est-il connecté à l’intranet ou à la gestion?

Champs de données

Nos champs de données sont personnalisés pour s’adapter à la diversité des membres de notre association. Vous pouvez employer différents types de champs de données, texte, date, nombres, fichiers, adresses e-mail, boutons radio, listes déroulantes etc. et même des contrôles de plausibilité afin de représenter votre structure de données aussi précisément que possible.

Si vous souhaitez envoyer des factures à des personnes ou des entreprises autres que le contact lui-même, vous pouvez utiliser le champ de données Alias. Ce champ est utile lorsqu’un organisme est responsable du paiement de la facture.

Pour chaque adhésion, vous pouvez définir vos propres champs obligatoires. Par exemple, pour les membres actifs, vous pouvez choisir que seule l’adresse e-mail soit définie comme champ obligatoire.

Pour chaque champ de données, vous définissez si le membre et/ou l’équipe/administrateur régional peuvent voir le champ, voire le modifier. Ainsi, vous pouvez encore mieux répartir les tâches. Le destinataire de l’information vous aide à faire en sorte que le groupe de données reste toujours à jour.

Pour chaque champ de données, vous déterminez si vous souhaitez valider ou rejeter les modifications de données effectuées par le membre ou l’administrateur de l’équipe ou de la région avant la mise en ligne. Vous gardez ainsi un contrôle maximum de toutes vos données.

Il est possible de paramétrer et de filtrer combien de factures sont envoyées par courrier ou par e-mail, qui a accès à l’intranet ou qui est abonné à la newsletter.

Regroupements

Les différents types d’adhésions, y compris leurs champs obligatoires et les dates d’adhésion/radiation, peuvent être importés et gérés. Grâce à des filtres, vous pouvez ensuite obtenir des statistiques intéressantes sur les membres.

L’utilisation de l’attribution de rôles est idéale pour les secteurs, les licences, les comités organisateurs et autres groupements de gestion flexibles, y compris, si nécessaire, l’attribution de fonctions communes ou individuelles pour une subdivision plus détaillée.

hacun de ces regroupements, ainsi que leurs fonctions, comme par exemple joueur, capitaine, gardien de but, participant ou leader, possède son propre espace interne et peut être affiché sur le site Internet directement à partir de la base de données.

Les groupes de travail sont des unités qui travaillent ensemble, sont subdivisées en fonctions et ont leur propre espace interne. Tout comme le comité de direction, les groupes de travail peuvent être organisés sur le site Internet.

Les filtres permettent de regrouper les contacts par critère : utilisez les filtres pour afficher tous les entraîneurs, tous les membres âgés de plus de 16 ans, tous les contacts qui ne sont pas affectés à une adhésion ou seulement les chargés de famille susceptibles d’être intéressés par l’envoi d’une brochure. Les types de filtre peuvent être consultés à partir de « Filtres enregistrés », ce qui permet d’afficher également des relations complexes.

Vous pouvez utiliser les filtres créés pour générer des informations à court terme et ponctuellement ou les enregistrer pour des statistiques régulières.

Lien vers d’autres modules

Vous pouvez ajouter à un contact des documents que vous enregistrez en même temps dans la gestion des documents. Les documents peuvent également être mis à la disposition du membre sur l’intranet ou affichés sur le site Internet.

Les contacts peuvent être reliés aux sponsors et certains champs de données tels que le prénom ou le nom peuvent être partagés. De plus, le lien peut être complété, par exemple par PDG ou Directeur du marketing.

Vous pouvez écrire à des groupes distincts ou à tous les groupes, en fonction des membres, rôles, équipes, régions, groupes de travail ou filtres, par newsletter ou par simple courrier, avec une formule de salutation personnelle, définie à partir des champs Salutation et Sexe.

Les modifications des champs de contact, les saisies de nouveaux membres ou les changements d’équipe/de région dans l’intranet peuvent être validés en fonction du paramétrage de la gestion des contacts. Vous pouvez ainsi déléguer et répartir les tâches parfaitement.

Lorsque les nouveaux membres intéressés remplissent le formulaire de demande d’adhésion, ils s’affichent directement dans l’espace de gestion de façon provisoire. Il peuvent être confirmés en un clic, avec toutes les informations nécessaires remplies par le membre.

Vous pouvez facturer facilement aux membres, selon les rôles, équipes et fonctions d’équipe, groupes de travail, filtres, à tous les regroupements, individuellement ou collectivement, en seulement 4 clics.

Mais aussi

Un design réactif vous aide à lire rapidement les informations sur votre téléphone portable lorsque vous êtes en déplacement. Concrètement, cela signifie que vos données s’affichent dans un contenu adapté à vos différents terminaux tels que le téléphone portable, la tablette ou le PC

Pour que l’importation se fasse de la façon la plus souple possible, les champs de données de votre fichier .csv sont automatiquement comparés avec les champs du système. Ainsi, vous pouvez importer tous vos membres dans Fairgate très rapidement et facilement, ainsi que leurs affectations.

Si vous souhaitez ajouter certains champs de données pour tous ou certains contacts, tels que les tours aux courses sponsorisées ou les consommations, vous pouvez perfectionner des champs de données spécifiques en important des mises à jour.

Vous pouvez exporter précisément les champs de données que vous souhaitez, y compris les affectations à des regroupement telles que Equipe ou Adhésions. Vous pouvez également enregistrer vos définitions d’exportation et les réutiliser.

Pour que les groupes importants s’affichent en haut, ce qui est particulièrement pratique pour les utilisateurs de téléphones portables, tout groupe peut être désigné comme favori. Ceci permet une bonne vue d’ensemble, notamment pour les associations complexes.

Fairgate propose une page d’information sur l’association avec une présentation graphique claire et lisible, contenant des données statistiques, par exemple sur les lieux de résidence, les groupes d’âge ou les prochains anniversaires.

Grâce à la fonction de glisser-déposer classique, les contacts peuvent être facilement déplacés dans leur regroupement et des documents être téléchargés.

En mode édition, les contacts peuvent être édités directement en vue tableau, tout comme dans Excel. Cette fonction vous permet d’éditer les contacts rapidement.

Si vous avez des administrateurs avec des compétences linguistiques différentes, Fairgate est disponible en allemand, français, italien et anglais. Chaque administrateur peut définir la langue de son choix. Les langues du système vous aident également si vous souhaitez créer un site Internet en plusieurs langues.

Si vous êtes une association ou une fédération multilingue et souhaitez communiquer en plusieurs langues, il vous suffit de saisir la langue de correspondance sur le contact, voire de l’importer et d’envoyer ensuite des newsletters ou des factures en plusieurs langues.

Pour les clubs de tennis

Gérez vos contacts exclusivement dans Fairgate et comparez vos contacts avec GotCourts. Cela vous permet de contrôler les autorisations de réservation à l’aide des adhésions enregistrées dans Fairgate.

Les réservations individuelles et de créneaux horaires génèrent automatiquement dans Fairgate des factures provisoires, qui peuvent être facturées avec ou indépendamment de la cotisation.