POUR TOUT BIEN COMPRENDRE :
Intranet dans le détail
Paramètres personnels
Chaque membre peut définir indépendamment dans l’espace interne quels champs de données doivent être visibles par les autres membres. Ainsi, chaque membre peut s’assurer que les autres peuvent le trouver et le contacter, sans pour autant devoir tout révéler.
Dans l’espace interne, chaque membre peut définir sa propre langue du système et de correspondance, à condition que l’association propose d’autres langues. Concrètement, chaque membre peut alors commuter le logiciel dans sa langue préférée et définir s’il souhaite recevoir la communication de l’association en allemand, en français, en italien ou en anglais.
Chaque membre de l’association peut se connecter à l’espace interne et définir comment il souhaite recevoir les factures, par e-mail ou courrier postal. La condition est que l’association propose cette option.
Chaque membre peut s’abonner ou se désabonner à la newsletter de l’association dans l’espace interne. Avec cette option, votre association ou fédération reste conforme à la réglementation sur la protection des données.
Possibilités pour les équipes et régio
Le responsable de l’équipe ou de la région peut aider l’association ou la fédération dans la gestion des membres en contribuant à la mise à jour des champs de données activés par l’association ou la fédération. Selon les paramètres, ces modifications de champs de données doivent ensuite être validées dans la gestion.
Les documents peuvent être activés par un administrateur de l’association ou un administrateur de l’équipe/de la région pour que seuls ses contacts puissent les visualiser, et ce pour tous leurs membres ou uniquement les entraîneurs/responsables.
Les responsables d’équipe ou de région peuvent saisir les nouveaux membres en ligne, ainsi que les champs obligatoires. Il ne reste alors à l’administrateur de l’association ou à la fédération qu’à les accepter. Cela permet d’éviter la saisie fastidieuses et lacunaire de nouveaux membres par e-mail ou par téléphone.
Les responsables d’équipe ou de région peuvent faire venir un membre d’un autre groupe. Cette modification doit également être confirmée par l’administrateur de l’association afin de garantir une vue d’ensemble homogène.
Depuis l’espace interne, les responsables d’équipe ou de région peuvent envoyer des e-mails à leurs membres de façon ciblée, avec les pièces jointes. Les entraîneurs peuvent envoyer ces messages simultanément aux e-mails des parents enregistrés.
Chaque administrateur de rapport d’équipe peut saisir les rapports de matchs en cours ou les nouvelles de la région, lesquels s’affichent ensuite directement sur le site Internet. Ainsi, le travail peut être parfaitement réparti et le site Internet maintenu à jour, avec la possibilité pour le détenteur de l’information de publier ses nouvelles directement sans attendre que le webmaster soit disponible.
Les photos et les entrées du calendrier peuvent être gérées par les administrateurs d’équipe ou régionaux et permettent ainsi la mise à jour du site. Le tout bien sûr uniquement avec les droits correspondants.
L’entraîneur peut facilement contrôler si ses joueurs ont payé les factures de l’association. Plus besoin de demander à chaque fois au secrétariat. Si l’administrateur de l’association active cette option, le statut actuel est noté directement sur le membre.
Autres points intéressants
Pour permettre à vos membres d’échanger des informations sur un sujet, chaque équipe et chaque région dispose de son propre forum.
Chaque groupe peut voir à tout moment les dates d’anniversaire.
Les administrateurs d’équipe et de région ainsi que ceux des associations peuvent stocker des documents dans leur équipe ou région. Il est également possible de paramétrer que seuls les responsables ou les auteurs du document puissent consulter le document.
Rien que sur l’intranet, un total de 14 droits utilisateur différents sont disponibles. Il s’agit notamment, mais pas exclusivement, de droits sur des articles, des calendriers, une galerie, un forum, des documents, un site Internet ou des pages spécifiques du site.
Lien vers d’autres modules
Les administrateurs des équipes et des régions peuvent gérer les champs de données attribués par l’administrateur de l’association et solliciter des membres d’autres équipes. Selon le paramètre, ces deux actions doivent être activées par l’administrateur de l’association.
Les documents peuvent être stockés spécifiquement pour l’ensemble de l’équipe ou dans de la région, ou seulement pour les responsables. Ainsi, les informations peuvent être transmises et actualisées très simplement et rapidement.
Si l’administrateur du club le permet, le chef d’équipe ou de région peut consulter le statut des factures de ses membres.
Dans l’espace interne, vous pouvez rédiger des rapports de matchs ou des nouvelles pour le site Internet, télécharger des photos, créer des entrées de calendrier et mettre à jour des pages individuelles du site Internet.
