Dokumentenverwaltung & -verteilung
Dokumente spielend leicht verteilen & aktualisieren
Die Dokumentenverwaltung bietet Ihnen alle Möglichkeiten, um wichtige Dokumente wie z.B. Broschüren, Dokumente oder Bilder hochzuladen und mit allen oder einzelnen Mitgliedern zu teilen. Veränderungen in Dokumenten werden nachvollziehbar in Versionen gespeichert.
Die wichtigsten Funktionen
- Interne & externe Veröffentlichung
- Kategorisierung & Versionierung
- Dokumente nach Gruppen oder Eigenschaften zugänglich machen
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Funktionen für Vereine mit speziellen Anforderungen an die Dokumentenverwaltung
Flexible Verteilung
Sie möchten ein Dokument nur den Schatzmeistern/Kassiers oder Mitglieder ab 60 zugänglich machen? Alle Eigenschaften der Kontakte können für die automatische Verteilung von Dokumenten genutzt werden!
Alte Versionen verfügbar
Ein Dokument wird aktualisert und daher ersetzt. Die alte Version bleibt in Fairgate in der Historie hinterlegt und kann weiterhin von der Administration eingesehen werden.
Dokumentenverwaltung
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Sichtbarkeit für Vereinsadministratoren
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Ordnung durch Kategorien & Subkategorien
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Aktualisierung & Versionierung
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Alte Versionen bleiben verfügbar
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Dokumente direkt im Kontakt hinterlegen
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JPG, docx, xlsx, pptx, PDF, PNG etc.
Dokumentenverteilung
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Intern veröffentlichen
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Extern veröffentlichen
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Online verfügbar - auch mobil
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URL bleibt bei Aktualisierung des Dokuments erhalten
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Dokumente mit bestimmten Gruppen teilen
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Dokumente nur mit bestimmten Funktionen teilen
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Kurs- & Eventdokumente / SeminarunterlagenMit Kurse- & Events
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Vorstandsdokumente
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Verteilung nach Kontakteigenschaften, z.B. Altersgruppen
Gezielte Veröffentlichung und intelligente Verteilung von Vereinsdokumenten
Als cloudbasierte Vereinssoftware kann mit der Fairgate-Dokumentenverwaltung überall und von jedem Gerät gearbeitet werden. So können Sie Ihre Dokumente gemeinsam online und ortsunabhängig verwalten. Alle Funktionen der Dokumentenverwaltung dienen dazu, Ihre Arbeit so übersichtlich und bequem wie möglich zu gestalten, damit von Ihrer Freizeit möglichst viel übrig bleibt.
Benutzerfreundliche Oberfläche
Die benutzerfreundliche Oberfläche bietet eine einfache Navigation und schnellen Zugriff auf benötigte Informationen. Zudem legen wir großen Wert auf Datenschutz und Sicherheit, um Ihre Vereinsdaten zu schützen. Zusätzlich können Sie selber den Zugang zu Dokumenten sehr genau regeln.
Dokumente ordnen & zuweisen
Kategorien und Unterkategorien schaffen Ordnung.
Die differenzierte Steuerung der Zugänglichkeit über Kontakteigenschaften, Benutzerrechte und Funktionen stellt sicher, dass Dateien nur denen zugänglich sind, für die sie bestimmt sind. Kriterien wie Mitgliedschaft, Funktion, Alter oder Interessen sorgen dafür, dass Dokumente die richtigen Personen oder Gruppen erreichen.
Interne & Externe Veröffentlichung
Eine besondere Stärke unserer Dokumentenverwaltung liegt in der einfachen internen und externen Veröffentlichung von Dokumenten. Damit können Sie Informationen gezielt an Vereinsmitglieder, Partner oder die Öffentlichkeit kommunizieren, während vertrauliche Daten sicher intern gehalten werden.
Transparenz in der Zusammenarbeit durch Versionierung
Mit der Dokumentenverwaltung von Fairgate können Sie Änderungen an Dokumenten nachverfolgen und auf frühere Versionen zugreifen. Dies hilft bei der Zusammenarbeit im Verein und sorgt für Transparenz bei der Dokumentenbearbeitung.
